Пример накладной 2023 года

Новые формы путевых листов в 2023 году

Ваучер является основным учетным документом как на служебный, так и на личный транспорт, если он используется в служебных целях. Он содержит информацию о:

• реквизиты организации — собственника транспортного средства;
• водитель
• средство передвижения;
• маршрут и продолжительность поездки;
• бежать;
• потребление топлива.

Такие документы необходимы любой организации, использующей автомобили и другие транспортные средства, для учета рабочего времени и расчета заработной платы водителей, расхода топлива, пробега и т.д.

Минтранс утвердил изменения в путевые листы на 2022 год приказом № 368 от 11.09.2020. Вступило в силу 1 января 2021 года. Что изменилось:

1. Информация об автомобиле обновлена. На основании нового приказа необходимо указывать не только тип и модель, но и марку автомобиля, а если он с прицепом, то и марку прицепа.
2. Добавлен новый атрибут — информация о транспорте в путевом листе, который содержит следующую информацию:
   • тип связи: городская, пригородная, междугородняя, ​​международная;
   • вид транспорта: обычный, адаптированный.

Остальные детали не изменились.

Единая форма, ранее утвержденная Норвежским статистическим комитетом, по-прежнему не является обязательной, ее разрешается дополнять или вводить собственную форму. Важно, чтобы он содержал все необходимые реквизиты.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Накладные не исключение. После регистрации и совершения по ним всех учетных операций эти документы должны храниться в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или срока, определенного внутренними нормативными документами организации.

Учёт ГСМ и рабочего времени водителей

Накладные на амортизацию расходов на топливо должны заполнять компании, регулярно осуществляющие перевозки пассажиров, багажа и грузов. Это не финансовый документ, а бухгалтерский документ, который лишь подтверждает количество израсходованного топлива.

Без путевого листа, просто по заказу, амортизировать топливо имеют право только компании, использующие транспорт в личных и служебных целях, не связанных с регулярными перевозками.

Норма расхода топлива введена приказом Минтранса и его методическими рекомендациями. На их основе каждое предприятие может рассчитать норму расхода для той или иной модели автомобиля. Инструкции не являются обязательными, но в случае возникновения спора с налоговой ими можно воспользоваться.

Расход топлива рассчитывается по формуле:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

куда:

Qн — норматив в литрах, утвержденный приказом руководителя и рассчитанный в соответствии с последним приказом Минтранса;

Hs – базовая норма расхода топлива на пробег, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км (данные из путевого листа);

D – коэффициент нормы %.

Водители оплачиваются согласно времени, указанному в путевом листе. Если не делать отметок о времени работы, организация может быть привлечена к административной ответственности за нарушения Закона о труде. Важно, чтобы рабочее время по путевым листам совпадало с тем, что указано в табеле.

Как оформить путевой листок легковой автомашины

Инструкция по оформлению проездного бланка на легковой автомобиль (ф № 3) отмечена в приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152. К оформлению этих документов привлекаются водители, соблюдаются путем проверки дистрибьюторами автомобильных компаний. На предприятиях без диспетчерской службы за оформление билета отвечает водитель, управляющий транспортным средством, или сам директор, если он не имеет водителя в штате. При заполнении формы пробег автомобиля должен быть зафиксирован в базе данных спидометра.

Об особенности выдачи проездных документов говорится в пояснении Росстату № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005 г., где отмечено, что на лицевой стороне документа ставится штамп автофирмы. Последние изменения гласят, что если путевой лист оформлен на установленном бланке, на нем можно поставить печать.

Заполнять индикаторы юнитов необходимо, как до их выхода на линию, так и при возвращении на стоянку. Заполняются данные для датчика топлива, спидометра и прочего оборудования.

При заполнении билетов необходимо:

• Обеспечить технический осмотр автомобиля, который должен быть проведен автослесарем, после чего подписать выданный документ перед выходом из автомобиля.
• Обеспечить проверку состояния здоровья водителя, которую должен провести фельдшер, указать дату и время проверки, а также поставить подпись и регистрацию, разрешающую выезд транспортного средства с полосы.

Порядок оформления проездного документа следующий:

1. в верхней части формы слева введите:

• Дата выдачи билета.
• Имя институционального владельца транспортного средства.
• Сведения о водителе.
• Информация о транспортном средстве.
• Время отправления линии.
• Пора вернуться к исходной точке.
• Обзор медицинского осмотра с указанием реквизитов медработника.

1. В правом блоке документа заполните:

• Коды из учредительных документов учреждения.
• Номер документа.
• Показания спидометра.
• Данные автослесаря, который проводит техническую проверку.
• Тип топлива.
• Количество подаваемого топлива.

1. В самом низу документа написано:

• Подпись автослесаря, подтверждающая пригодность автомобиля к эксплуатации.
• Подпись водителя.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как правильно заполнить путевой лист

(Видео: «Как правильно заполнить путевой лист»)

Обязательные реквизиты

Согласно изменениям, внесенным Минтрансом (приказы № 476 от 7 ноября 2017 г и № 17 от 18 января 2017 г.), путевой лист в 2022 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их список приведен ниже:

1. Название документа.
2. Число.
3. Срок действия.
4. Информация о владельце транспортного средства.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Регистрационный номер.
7. Пробег (на момент выезда/прибытия автомобиля в гаражный бокс).
8. Дата (приезд/выезд из гаража) и время (часы + минуты).
9. ФИО ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаний одометра.
10. ФИО водителя.
11. Дата и время медицинского осмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, экстренные службы, пожарные, скорая помощь и так далее). Их сотрудники перед сменой проходят медицинский осмотр.
12. ФИО врача с подписью и печатью.
13. Запись обслуживания автомобиля, время и дата. Если количество автомобилей в парке до 100 единиц, в штате может не быть механика. В этом случае необходимо обратиться в сторонний сервисный центр для проверки и получения необходимой записи.
14. ФИО. Механика.

Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все необходимые реквизиты, актуальные на 2022 год.

Согласно приказу Минтранса РФ от 17.11.2017 № 476 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:

• наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
• повышенные требования к контролю технического состояния машины;
• отмена единой формы документа;
• наличие обязательных реквизитов.

Закон №152 также не требует указания маршрута в билете: требуются только показания одометра, устанавливающие время выезда из гаражного бокса и обратного прибытия. Однако, как показывает арбитражная практика, надзорные органы нередко квалифицируют отсутствие информации о маршруте как нарушение. Есть случаи, когда суд их поддерживает в этом вопросе. За основу взят Указ №78. Поэтому, чтобы уменьшить недоразумения, специалисты рекомендуют записывать конечный пункт назначения.

Для какой цели выписываются путевые листы

Вымя. Командировочные бланки необходимы физическим лицам и индивидуальным предпринимателям для выполнения следующих задач:

1. Отчеты о расходе топлива.
2. Учет общих расходов, связанных с транспортным средством.
3. Амортизация транспортных средств.
4. Обеспечить контроль за движением транспортного средства.
5. Зарплата водителя.

Ваучер также является документом, подтверждающим законность выезда транспортного средства на маршрут, при его остановке сотрудником ГИБДД. При отсутствии путевого листа на водителя налагается штраф согласно 12.13 КоАП РФ.

Для отчета о заправке автомобиля к командировочному бланку прилагаются квитанции, подтверждающие это действие, а также пробег на основании показаний спидометра. При заправке автомобиля по талонам ведется соответствующая запись.

При подключении ТС к On-Line контролю учет ведется с помощью данного ПО (Разъяснение Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).

Независимо от принадлежности транспортного средства (автокомпания или ИП), при выезде из мастерской выдается талон, который является первичным документом, в котором ведется первичный учет затрат.

Новые правила при занесении реквизитов в путевые листы

Приказом Минтранса от 18.01.2017 № 17, а также приказом от 07.11.2017 № 476 определены изменения, которые необходимо указывать при заполнении приложений. Учитывая, что командировочная форма относится к бланку строгой регистрации, даже если бизнес разрабатывает собственный образец документа, он должен содержать обязательные сведения, изложенные в нормативных актах.

Обязательная информация, которую необходимо заполнить на лицевой стороне проездного документа, включает следующее:

1. Срок действия билета. При оформлении билета на срок более одного рабочего дня в данной форме необходимо указать дату (например 22.07.2019 — 26.07.2019).
2. Номер и серия купона. Номер уникальный. Серия обычно прикрепляется при изготовлении бланков в типографии.
3. Требования к авто компании, с отображением адреса, контактов, кодов по ОКУД и ОКПО.
4. Информация о транспортном средстве, с описанием модели, марки, признаков состояния. При аренде автомобиля подробности указаны в договоре аренды.
5. Данные о водителе, показать его ФИО, данные о ВУ, права (если есть).
6. Маршрут с указанием конечного адреса, времени выхода автомобиля из гаража и возвращения в исходную точку.
7. Подпись диспетчера, оформившего билет.
8. Подпись механика автофирмы, с пометкой:

• техническое состояние автомобиля при выпуске и возврате в гараж;
• показания спидометра;
• залейте топливо и его остатки в бензобак;
• марки топлива;
• расход ГСМ с указанием фактического и нормированного расхода топлива;
• сведения о медицинском осмотре водителя и техническом осмотре транспортного средства.

Благодаря установленным изменениям при заполнении ваучеров с 2014 года автослесари обязаны заполнять данные об автовладельце транспортного средства в ваучере перед каждым маршрутом, где указан ОГРН, а для ИП — ОГРИП. Печать предприятия на типовом бланке (ф № 3) не требуется.

Исходя из требований Минтранса, отмеченных в решении № 467 от 21.12.2018, проездные, разрабатываемые субъектами предпринимательства, должны содержать все реквизиты в соответствии с утвержденными приказами.

Пройденные медицинские осмотры машинистского состава, проведенные перед выпуском на линию, должны быть занесены в прошнурованную книжку. Необходимость медицинского освидетельствования водителей определяется приказом руководителя автопредприятия. Медицинский осмотр водителей обязателен и после возврата автомобиля в мастерскую после завершения работ.

Перед полетом медицинский работник должен:

• Выслушайте возможные жалобы водителей.
• Проведите внешний осмотр.
• Проверьте температуру, давление и пульс водителя.
• Проверьте его с помощью алкотестера на наличие алкоголя.
• Выявить употребление психотропных элементов (если таковые имеются).

По результатам проверки медработник выдает заключение и подписывает талон, с отметкой времени проведения проверки, для того, чтобы водитель мог покинуть очередь.

К обязательным реквизитам на обороте накладной относятся:

• Запишите числа по порядку. Каждый рейс должен отображаться под уникальным номером.
• Код учреждения, заказавшего транспортное средство.
• Маршрут с указанием пункта выпуска на линии и конечного адреса.
• Время выдачи и возврата автомобиля.
• Пробег записывается в поле «Пройдено.
• Подпись водителя.

Проездной бланк выдается в одном экземпляре.

Ознакомиться с новыми правилами выдачи накладных вы можете, посмотрев видео

(Видео: «Новые правила выдачи путевых листов»)

Читайте также: Увеличены обороты двигателя и расход топлива — рекомендуем прочитать • РАЗГОВОР ВОДИТЕЛЯ

Подытожим

• Товарно-транспортная накладная (ТН) должна быть заполнена всеми юридическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями, использующими автомобиль в служебных целях.
• Бортовой журнал подводных лодок можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, вас могут оштрафовать.
• Строгой формы для ЛП нет, но есть данные, которые необходимо вносить. Вы можете разработать собственную форму и закрепить ее в учетной политике компании.
• Накладная выдается за один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Оформить ПЛ можно на каждого работника, даже если все они ездят на одном транспортном средстве.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в PL.
• При учете топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но не обязательно.
• Накладные хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.

Telegram-канал «Зеленая кнопка» поможет вам быть в курсе последних юридических новостей Опубликовано 30 июня 2022 г. Tweet Share Отправить

Проверить трудовой договор можно с помощью бесплатного сервиса

Такой сервис появился на портале «Онлайнинспекция.рф».

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Примечательна и другая ситуация, которая имела место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. Высший арбитражный суд отказал в передаче его на уровень президиума данной инстанции, что позволило применить кассационное определение.

Налогоплательщик подал иск к Федеральной налоговой службе, намереваясь оспорить решение налоговых органов об отказе во включении расходов на топливо в состав себестоимости компании. Инспекторы ФНС посчитали эти расходы непроверенными, так как в путевых листах, составленных налогоплательщиком для проверки расходов на горюче-смазочные материалы, не были указаны пункты назначения, по которым ездили водители.

Сумма, указанная в иске, очень приличная — 700 000 рублей. Но налогоплательщику не удалось подать на нее в суд. В ходе слушаний в первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговых органов. Апелляция дала шанс истцу, установив, что маршрут следования автомобиля, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, не являющимися транспортными по своей основной деятельности. Кроме того, как посчитал апелляционный орган, коносамент не следует считать единственным источником, который может подтвердить причастность автомобиля к коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассационная инстанция отменила решение апелляционного суда. Судьи постановили, что коносамент является документом, созданным специально для подтверждения обоснованности расходов компании в виде расходов на топливо. Поэтому, если в путевом листе не указана информация о пункте назначения, по мнению судей, невозможно достоверно установить факт использования автомобиля водителями компании в служебных целях. Поэтому это требование накладной, если следовать позиции кассации, следует считать обязательным, что отражает суть хозяйственной операции.

Сведения о месте назначения, зарегистрированные в таком документе, как путевая накладная, по логике положений решения ВАС в данном случае должны быть достаточно подробными. По ВАМ, путевой лист должен содержать название организации, куда направляется автомобиль, а также адрес соответствующего объекта.

Дополнительные примеры оформления путевых листов

Пример 3. Собственник автомобиля – индивидуальный предприниматель. Накладная выдается на 1 месяц. В этом случае технический контроль осуществляется отдельным сотрудником, а медицинский осмотр – медицинским работником.

Рассмотренные выше примеры охватывают большинство вариантов заполнения путевых листов. Тем не менее, разберем подробнее заполнение каждого из полей.

Бояться нечего. Минцифры создаст программу по ререлокации уехавших из России IT-специалистов

Разыскиваются программисты и другие ИТ-специалисты, покинувшие страну после объявления о начале частичной мобилизации.

Новости Федеральной налоговой службы

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Первое, что нужно знать о заполнении путевого листа, это его необходимые реквизиты:

• номер листа по хронологической нумерации и наименованию (на какой вид транспорта оформляется путевой лист);
• его продолжительность;
• имя или полное имя владельца автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• данные водителя;
• сведения о видах связи или транспорта, которые приведены в ст. 4, 5 устава автомобильного транспорта и электрического наземного транспорта в городах.

Устав регулирует условия, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 1 Устава). Если автомобиль используется для собственных нужд, по нашему мнению, тип сообщения и тип транспорта вы можете назвать сами. По возможности лучше использовать терминологию в уставе.

Остальные реквизиты, указанные едиными формами в бланке, не являются обязательными. Так, сведения, например о маршруте движения автомобиля, не могут быть включены в путевой лист (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС).

В сведениях о сроке действия накладной должен быть указан день, когда документ может быть проставлен. А если он выдан на несколько дней — даты начала и окончания периода.

Информация о доставке должна включать:

• тип, марка и модель транспортного средства, а также аналогичные данные о прицепе или полуприцепе, если они используются;
• регистрационный номер автомобиля и прицепа;
• пробег в полных километрах при старте ТС со стоянки и по окончании перевозки, а также при въезде ТС на стоянку в конце смены;
• дата и время выхода на линию и возврата автомобиля;
• дата и время (в часах и минутах) проверки технического состояния автомобиля перед поездкой или перед заменой.

Перечень неисправностей, при которых использование автомобиля невозможно, установлен Постановлением Правительства № 1090 от 23 октября 1993 года.

Сведения о драйвере включают:

• ФИО.;
• дата и время медицинских осмотров водителя до и после поездки. Исключения в отношении медицинских осмотров предоставляются только лицам, входящим в состав экипажа оперативно-спасательных служб (правила проведения медицинских осмотров установлены приказом Минздрава от 15 декабря 2014 г. № 835н).

Если продолжительность поездки водителя автомобиля превышает продолжительность смены или рабочего дня, накладная выдается на всю поездку до ее начала. Если он совершает один или несколько рейсов в день, билет должен быть оформлен до начала первого (п. 9 порядка заполнения согласно приказу № 368).

В случае использования одного транспортного средства посменно разными водителями допускается оформление нескольких путевых листов — отдельно на каждого водителя (п. 10 порядка заполнения согласно приказу № 368).

Когда транспортное средство покидает парковочное место и въезжает на него, в лист заносятся дата, время и пробег. Сделать это вправе только специально уполномоченное решением руководителя лицо, например, отправитель, подтвердив данные своей подписью и распечаткой (п. 12 порядка заполнения в соответствии с приказом № 368). Исключение сделано для индивидуального предпринимателя, совмещающего обязанности водителя: он может заполнять данные самостоятельно.

Если автомобилем управляют несколько водителей и листы подготовлены на каждого, то дата, время и пробег автомобиля при выезде указываются в документе для водителя, покинувшего автостоянку первым, а по прибытии — для водителя кто въехал на парковку последним.

Минтранс не рекомендует тратить время на заполнение лишних бумаг только по причине привлечения нескольких водителей (письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Если путевой лист на машину уже заполнен, но за руль садится новый водитель, даже если ему предстоит только пройти медкомиссию перед поездкой, отдельный бланк создавать не нужно.

Достаточно внести в документ следующие реквизиты:

• показания одометра при выезде с парковки;
• дата и время выезда транспортного средства с парковки и возврата;
• дата и время осмотра автомобиля и водителей.
• При этом следует следить за тем, чтобы оценки врачей позволяли определить, какому из водителей они принадлежат.
• Агентство подчеркивает, что возможность дополнения существующей формы возможна только в том случае, если все остальные данные в путевом листе останутся без изменений, в том числе:
• его название и номер;
• срок его действия (в настоящее время законодательством не ограничен);
• сведения о транспортном средстве и его владельце.

Только врач имеет право осматривать водителей. По результатам предрейсового медицинского осмотра специалист должен поставить отметку в путевом листе о допуске водителя к работе («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к работе»), указать дату и время проведения осмотра, подтвердить данные собственноручной подписью, указать фамилию и инициалы.

В порядке прохождения медицинского освидетельствования в порядке очереди изменяется только содержание отметки на «Пройдено медицинское освидетельствование в порядке очереди».

Только должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию оборудования, имеет право проводить технический осмотр транспортного средства перед его выпуском в смену или полет. Специалист указывает дату и время контрольного мероприятия, ставит отметку: «Выпуск на линию разрешен», проставляет дату и время выпуска (в случае возврата — возврат), подпись и транскрипцию.

Обращаем ваше внимание, что согласно Федеральному закону от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ не требуется проводить предрейсовый или предсменный осмотр технического состояния легкового автомобиля, используемого для личных нужд в порядке, установленном законом (пункт 2 статьи 20).

Накладная заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его перед поездкой, а по возвращении передать доверенному лицу для передачи в бухгалтерию. Ответственный сотрудник на основании данных документа рассчитывает заработную плату водителя.

С 2021 года установлено, что журнал учета путевых листов может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Если выбрана бумажная версия, страницы в журнале должны быть прошиты и пронумерованы. При выборе электронной версии данные из записи заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что писать в задании водителю

Пример заполнения путевого листа на автомобиль

Доступный. Здесь вы должны указать, от какой организации идет автомобиль.

Адресс доставки. Адрес, по которому идет машина.

Время выезда из гаража, часы, минуты. Вы должны ввести дату и время.

Отправитель. ФИО и подпись от поставщика, что подтверждает выезд и возврат автомобиля в мастерскую.

Пора возвращаться в гараж. Указывается время, когда машина вернулась в гараж. Дата и время уточняются.

Опоздание, ожидание, простои в пути, заезды на мастерские и прочие отметки. Устанавливается, были ли соответствующие задержки, ожидания и т.д. Также необходимо указать время обеда водителя.

Машина сдалась. Водитель. Подпись и печать. Все готово.

Ниже находится точка давления.

Изменения в заполнении даты действия путевого бланка

Раньше разрешалось выдавать командировочный лист, как за одну смену, так и за весь месяц. Однако после издания приказа № 467 от 01.03.2019 не допускается оформление одного билета на несколько маршрутов в разные рабочие дни. По новым правилам талон водителю необходимо оформить до:

1. Каждый выезд — если продолжительность маршрута превышает рабочую смену.
2. На первом рейсе — если объем работы меньше одной смены и за водителем закреплен один или несколько маршрутов.

Необходимо указать срок действия формы в зависимости от количества задач:

• Если продолжительность выполнения задания находится в пределах одной рабочей смены, дата выхода на работу записывается в графу «срок действия.
• Если продолжительность задачи составляет более одного рабочего дня, в этой графе указывается дата начала пути и дата его окончания.

После выполнения работ водитель обязан оформить путевой лист и сдать его на подпись диспетчеру, с дальнейшей передачей бланка в бухгалтерию для обработки.

❗ На титульном листе формы ЕФС-1 первое время надо будет указывать регномер от ПФР

С 2023 года ПФР и ФСС объединятся и вместо нескольких отчетов будет одна – форма ЭФС-1. На титульном листе новой формы необходимо, помимо прочего, указать регистрационный номер.

Форма 4-ФСС

Отчитываться за взносы на травматизм за 2022 год надо по старой форме 4-ФСС

В конце 2022 года необходимо будет подать форму 4-ФСС в последний раз. С 2023 года необходимо будет отчитываться о взносах за производственный травматизм по форме УФС-1.

Транспортный сбор

Реестр путевых листов: бланк в Excel

Организации и индивидуальные подрядчики, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать свои путевые листы в журнале путевых листов. Этот регистр накладных иногда также называют регистром накладных. Он может вестись как в бумажном виде, так и в электронном виде. В последнем случае запись должна быть подписана усиленным КЭП, и запись должна иметь возможность распечатываться на бумаге.

Особенности заполнения

Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учитывать следующие моменты:

• с 1 января коносамент для ИП стал обязательным, независимо от того, перевозит ли он людей (грузы) или нет; предыдущие разрешения требовались только для коммерческого транспорта;
• показания одометра необходимо фиксировать как при выезде, так и при въезде на парковку;
• реестр вложений разрешено вести как на бумажном, так и в электронном виде (если это ЭЦП);
• если станком пользуются несколько сотрудников, документ оформляется на каждого;
• необходимо ставить отметку «Выпуск на очередь разрешен» при контроле за техническим состоянием ТС, указывать время выпуска ТС и его возврата.

С учетом этих нюансов алгоритм заполнения путевого листа следующий.

Шаг 1. Клерк или другой уполномоченный сотрудник вносит в форму первичную информацию (даты, данные о компании, автомобиле и т.д.) и передает ее водителю.

ВАЖНО Отметки о прохождении водителем медкомиссии и о проверке технического состояния автомобиля делаются ответственными лицами, имеющими необходимые разрешительные документы.

Шаг 2. Водитель в процессе работы вводит информацию о маршруте, продолжительности поездки, расходе топлива.

Шаг 3. По окончании смены или рейса водитель сдает талон бухгалтеру или иному лицу, ответственному за учет и амортизацию топлива и хранение документов, что отмечается как в самом документе (подпись), так и в журнале книга.

Для наглядности заполненная путевая накладная для автомобилиста:

Процедура регистрации немного отличается для разных типов транспортных средств. И для легковых автомобилей, и для грузовиков, и для автобусов используется вышеописанный алгоритм, но иногда добавляется дополнительная информация:

• для такси — показания таксометра;
• для грузового автомобиля — клейма представителей заказчика товара и номер ТТН;
• для автобусов — пробег с пассажирами и без, информация о кондукторе и т.д.

Пенсионерам напоминают, за счет чего можно увеличить свою пенсию

Сейчас в России семь надбавок для пенсионеров.

Условия труда

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые функции при оформлении путевого листа. Таким образом, очевидно, что путевой лист выдается до того, как водитель выйдет в путь. Если этого документа нет, инспектор выписывает повестку.

Отметки о предсменном техническом осмотре проставляются вместо отметок о предрейсовом осмотре в случае, когда водитель совершает несколько поездок в смену по одному путевому листу.

При работе нескольких водителей посменно на одном транспортном средстве накладная может быть оформлена на каждого из них. Но в этом нет необходимости, так как в PL можно указать несколько драйверов.

При наличии нескольких путевых листов время отправления и счетчик отправления можно отметить в первом, а время возвращения и значение нового километража – в последнем.

Получите демо-версию путевых листов и топливного сервиса

Ответственность за отсутствие или неправильное оформление

Соответствующие органы имеют право наказать за неправильное ведение путевых листов на предприятии или за их отсутствие у водителя. Мерой воздействия является штраф, но за первые или незначительные правонарушения иногда ограничивается предупреждением. Суммы, которые организация должна выплатить, указаны в таблице.

Нет купона	500 руб.	Часть 2 Ст. 12.3 КоАП РФ
Отсутствие отметок на медицинском осмотре водителя или на техническом осмотре	Юридическое лицо и ИП — 30 000 руб. Официальные лица — 5000 руб.	Глава. 2–3 ст. 12.31.1 КоАП РФ

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист, могут быть очень неприятными для налогоплательщика. Примечательный случай свидетельствует об отказе ФНС в признании права индивидуального предпринимателя на вычет НДС в связи с неправильным заполнением товаросопроводительных накладных.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец, индивидуальный предприниматель, приобрел автомобиль у ООО и выдал ряд подтверждающих документов — счет-фактуру и акт приема-передачи. Продавец выставил покупателю счет-фактуру, в которой был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил автомобиль за счет кредитных средств.

ИП после проведения государственной регистрации автомобиля подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали в вычете ИП, посчитав, что машина куплена не для служебных, а для личных целей.

Покупатель автомобиля обратился в арбитраж с целью добиться в суде отмены решения ФНС. Но его попытки не увенчались успехом — суд подтвердил правоту налоговиков в 3-х случаях.

В ходе слушаний ИП представил суду в качестве доказательства использования автомобиля в служебных целях копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что эти источники не соответствовали требованиям приказа Минтранса, так как не сообщили никаких важных, по мнению суда, подробностей. Кроме того, в ходе судебного заседания было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля допущена ошибка с указанием наименования ООО, продавшего автомобиль ИП.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель, который собирается выполнять свою работу, должен иметь при себе несколько документов. Это включает:

• водительское удостоверение (с требуемым классом допуска);
• документы на автомобиль (если есть прицеп, его тоже нужно зарегистрировать);
• сопроводительные документы на перевозимые товары (накладные и т.п.);
• при необходимости специальное разрешение на перевозку спецгрузов;
• коносамент.

Как составить форму путевого листа в 2022 и 2023 году?

Любая накладная должна состоять из 6 основных блоков:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о действительности путевого листа;
• сведения о владельце (собственнике) транспортного средства;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• транспортная информация (с 1 января 2021 г).

Наименование и номер путевого листа

Этот блок самый простой, он универсален для любой формы. В самом начале коносамента должна быть фраза «Коносамент № __».

При заполнении накладной в этом блоке указывается только номер документа (в хронологическом порядке).

Сведения о сроке действия путевого листа

Есть 2 варианта этого блока:

• если документ выдан на 1 день;
• если документ выдается на несколько дней.

В первом случае в путевом листе указывается только одна дата, на которую он действителен (пример с автомобилем ИП). Во втором случае указывается 2 даты (пример с фурой от юридического лица).

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Этот блок имеет 2 варианта заполнения:

• для юридического лица (пример с грузовиком выше);
• для ИП (пример с автомобилем).

Следующие поля являются обязательными для юридического лица:

• имя;
• организационно-правовая форма;
• размещение;
• номер телефона;
• ОГРН.

Для ИП обязательны следующие поля:

• ФИО;
• почтовый адрес;
• номер телефона;
• ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве

В этом блоке есть как универсальные поля, так и различные опции.

1. Тип, марка и модель автомобиля.

Тип транспортного средства может принимать следующие значения:

• автомобиль;
• грузовой автомобиль;
• автобус;
• троллейбус;
• трамвай.

Марка и модель автомобиля должны быть списаны с ПТС или техпаспорта.

Примечание 1: Если машина используется с прицепом или полуприцепом, в этом поле следует также указать марку и модель этого прицепа или полуприцепа.

2. Введите регистрационный номер автомобиля. Если машина буксирует прицеп, в это поле также необходимо ввести номер.

Примечание. На троллейбус или трамвай разрешается вводить инвентарный номер (с 1 января 2021 года).

3. Пробег, дата и время выезда автомобиля с парковки.

Поле выполняет следующие функции:

• Если ИП совмещает обязанности водителя (сам водит машину), он может самостоятельно заполнить поля с пробегом и временем выезда. Это означает, что дополнительное поле для подписи и ФИО не нужно (пример для автомобиля выше).
• Во всех остальных случаях, то есть если водители работают у ИП или юридического лица, эти поля с указанием пробега и времени выезда должны быть заполнены специально выделенным сотрудником. Поэтому рядом с ними в путевом листе должно быть поле для ввода ФИО сотрудника и его подписи (пример для грузового автомобиля).

4. Пробег, дата и время возврата с рейса. Поле форматируется точно так же, как и предыдущее.

5. Предрейсовая/предсменная проверка технического состояния.

Напомню, что технический контроль обязателен только в тех случаях, когда в транспортном средстве есть хотя бы один человек (кроме водителя) или груз. Подробно этот вопрос рассмотрен в отдельной статье:

Первая поездка и предсменная проверка технического состояния

То есть, если водитель едет в машине один и не везет груза, техосмотр ему не нужен и в путевой лист это поле вносить нельзя.

Во всех остальных случаях в поле должна быть предусмотрена возможность внесения даты и времени проведения проверки, ФИО и подписи инспектора и отметка о выпуске в строку (с 1 января 2021 года).

Сведения о водителе

Этот блок включает в себя следующие поля:

1. Фамилия, имя и отчество водителя.

2. Медицинский осмотр перед поездкой.

Поле обязательно для всех, кроме водителей аварийно-спасательных служб на транспортных средствах, выезжающих при ЧП.

Правила прохождения предрейсовых медицинских осмотров

При этом необходимо предусмотреть графы для внесения даты и времени проведения осмотра, ФИО и подписи медицинского работника, а также отметки о допуске водителя к трудовым обязанностям (с 1 января 2021 года).

3. Медицинский осмотр после поездки.

Это поле включается в путевой лист только в том случае, если водитель перевозит пассажиров или опасные грузы.

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива на 2022 год

Нормы расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте введены постановлением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с пунктом 1 настоящих указаний они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, задействованных в системе управления и контроля, предпринимателей и т.п., независимо от форм собственности, эксплуатирующих транспортные средства и, в частности, подвижной состав на шасси автомобилей в Россия Федерация.

На основании методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода горюче-смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) автомобилей, находящихся в эксплуатации.

Налоговый кодекс РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Однако если компания использует эти правила, она может подтвердить финансовое обоснование расходов в случае несогласия с налоговыми органами (ст. 252 НК РФ).

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время выдачи накладной зависят от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время обработки

Срок действия

Один или несколько рейсов за смену в течение суток

Перед первым полетом

Что за день

Рейс превышает продолжительность смены

Перед полетом

На период, соответствующий продолжительности полета

или же

За период, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходится более одного календарного дня

Если несколько водителей используют транспортное средство посменно в течение срока действия путевого листа, на каждого водителя на один автомобиль может быть оформлено несколько путевых листов.

Образец путевого листа юридического лица для грузовика

Пример 2. Владелец грузового автомобиля — юридическое лицо. Накладная выдается на 1 месяц. При этом отдельные сотрудники выпускают автомобиль на линию, проводят технический осмотр перед поездкой и медосмотр перед поездкой.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения товарно-транспортных накладных, которые также содержат перечень новых реквизитов, изложены в приложении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 г. № 368. Они действуют с 1 января, 2021 г по 1 января 2027 г.

Сведения о перевозке

Здесь необходимо указать тип сообщения и тип транспорта. Эти сведения приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, но Минтранс прокомментировал это в письме от 3 марта 2021 г. № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид транспорт» организация должна написать один из следующих видов:

• регулярные перевозки пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по запросу;
• организованный транспорт группы детей;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• транспорт для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года обязательна отметка марки автомобиля или другого транспортного средства, а также прицепа (при его наличии) в путевом листе. Раньше нужно было писать только тип авто и модель.

Здесь также необходимо ввести пробег при выезде с парковки и ввести после окончания смены. Вам нужно только ввести весь километр пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Инспектор технического состояния автомобиля в нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпустить до разрешения очереди» и подтвердить это своей подписью.

Врач в коносаменте должен не только расписаться о удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

• перед полетом: «прошел медицинский осмотр перед поездкой, принят к исполнению трудовых обязанностей»;
• по возвращении с дежурства после осмотра: «прошел медосмотр после очереди».

Если указано несколько водителей, для каждого из них необходимо поставить отметку.